아웃룩의 5가지 악몽과 해결책

사람들은 마이크로소프트 아웃룩을 통해 이메일과 약속, 연락처, 할일 목록 등을 관리한다. 따라서 이 프로그램이 제대로 작동하지 않는다면 사용자들은 악몽을 꾸는 것이나 다름없다. 

 

이 글을 통해 필자는 독자들을 그러한 악몽에서 해방시키고자 한다. 아래에는 마이크로소프트 아웃룩의 흔하지만 심각한 다섯 가지 문제들에 대해 각각의 해결 방안들이 소개되어 있다. 데이터가 너무 방대하고 복잡해졌을 때 어떻게 해야 되는지, 왜 스팸 메시지를 보내는 것처럼 보이는지, 어떻게 한 대 이상의 컴퓨터에서 메일 확인을 할 수 있는지, 아웃룩 연락처 화면에 원하는 정보가 나타나게 하려면 어떻게 해야 하는지, 아웃룩 데이터를 어떻게 백업하고 복구하는지 알아보자. 

 

여기에 제시된 팁들은 아웃룩 2007과 2010에 해당되며 일반적인 팁들은 그 이전 버전에도 유효하다. 

 

아웃룩 데이터가 갑자기 사라진 경우

그런 일이 벌어지기 전에 이 악몽의 싹을 잘라 버리자. 

 

사용자의 아웃룩 데이터 파일에는 이메일, 연락처, 약속 일정 등을 포함한 아주 많은 정보들이 담겨 있다. 따라서 무언가가 그 파일을 손상시키거나 오류가 발생할 경우 사용자는 곤경에 빠지게 된다. 또한 아웃룩은 데이터 파일을 아웃룩 고유의 독특한 방식으로 처리하기 때문에, 정기적인 백업 루틴으로는 데이터를 보호할 수 없을 것이다. (분명히 정기적으로 데이터 백업을 하고 있을 것이다, 그렇지 않은가?)

 

그러므로 사용자들은 반드시 아웃룩 데이터의 백업을 확실하게 해야 한다. 하지만 우선 백업할 데이터를 찾아야 한다. 

 

이는 계정 설정(Account Settings)이라는 대화창에서 할 수 있다. 아웃룩 2007에서 이것을 열려면 도구에서 계정 설정을 선택하면 된다. 2010 버전에서는 파일(File) 탭을 클릭한 뒤 왼쪽 창에서 정보(Info) 옵션을 선택하고 계정 설정을 누른 뒤 다시 아래의 계정 설정을 선택하면 된다. 

 

대화창에 들어가면 데이터 파일(Data Files) 탭을 클릭한다. 데이터 파일(아마도 Outlook.pst)을 선택하고 폴더 열기 버튼(2007 버전) 혹은 파일 위치 열기 버튼(2010버전)을 클릭한다. 윈도우 익스플로러에 아웃룩 데이터 폴더가 열릴 것이다.

 

아웃룩은 종료하고 폴더는 연 상태에서 폴더 안의 내용물들을 안전한 위치, 예를 들면 외장하드 드라이브 같은 곳에 복사해둔다. 정기적인 백업 루틴에 이 폴더를 포함시킨다면 더욱 좋다.

 

악몽이 실현되어 데이터를 잃었을 때, 복구하는 방법은 다음과 같다.

 

1. 아웃룩을 재설치하고 설치 마법사를 실행한다. 이는 빈 데이터 파일을 생성할 것이다.

 

2. 아웃룩이 한번 실행되면 가져오기/내보내기 마법사를 켠다. 아웃룩 2007에서는 파일 가져오기/내보내기를 선택한다. 아웃룩 2010에서는 파일 탭을 클릭하고 왼쪽에 있는 열기 옵션을 누른 뒤 가져오기를 선택한다.

 

3. 마법사에서 다른 프로그램 혹은 파일에서 가져오기(Import from another program or file)를 선택하고 다음(Next)를 클릭한다.

 

4. 파일 형식으로는 아웃룩 2007에서는 개인 폴더 파일(.pst)를 선택하고 아웃룩 2010에서는 아웃룩 데이터 파일(.pst)를 선택한다.

 

5. 마법사의 다음 페이지에서 검색 버튼을 클릭하고 백업되어있는 아웃룩 폴더를 찾는다. 알맞은 파일(아마도 outlook 혹은 outlook.pst 파일)을 선택한다.

 

6. 마법사의 나머지를 진행하면서 개인 폴더를 선택하고 하위 폴더 포함란이 체크되어있는지 확인하라. 그 다음 마침버튼을 클릭하면 백업되어 있는 데이터를 가져오기 시작한다.

아웃룩 데이터 셋이 너무 방대하고 복잡한 경우

아웃룩이 점점 느려진다면 아마도 지금은 outlook.pst 데이터 파일의 크기를 줄여야 할 때이다. 아웃룩 2007은 기본적으로 20GB 데이터 파일을 처리할 수 있고 아웃룩 2010은 50GB까지 관리할 수 있다. 그러한 크기 제한을 늘릴 수 있긴 하지만 솔직히 말해, 그 실제 파일의 크기를 줄여야 성능이 더 좋아질 것이다. 

 

앞에서 파일을 담고 있는 폴더를 어떻게 찾고 어떻게 여는지 설명했다. 그렇게 현재 크기를 확인하고 아래에 나와 있는 제안을 따르면서 크기가 얼마나 변하는지 확인하라.

 

가장 먼저 파일을 압축하여 빈 공간을 제거하라. 아웃룩 2007에서는 파일>데이터 파일>관리를 선택한다. Outlook.pst를 선택하고 설정을 클릭한다. 지금 압축을 클릭한다. 아웃룩 2010에서는 파일 탭을 클릭하고 왼쪽 창에서 정보를 선택한 뒤 계정 설정을 클릭하고 계정 설정을 다시 클릭한다. 계정 설정 대화창에서는 데이터 파일 탭을 클릭한다. 파일을 선택하고 설정, 지금 압축하기를 클릭한다.

 

이렇게 해도 파일 크기가 크게 줄어들지 않는다면 오래된 메시지들과 약속들을 다른 .pst 파일(기본 설정은 archive.pst이다)로 옮기는 아카이빙(archiving)을 시도해보라. 우선 자동보관 대화창으로 들어가야 한다. 아웃룩 2007에서는 도구>옵션을 선택한다. 기타 탭을 클릭하고 자동보관 버튼을 클릭한다. 아웃룩 2010에서는 파일 탭을 클릭하고 왼쪽 창에서 옵션을 선택한다. 아웃룩 옵션 대화상자의 왼쪽 창에서 고급(Advanced)을 클릭한다. 그 다음 자동 보관 설정 버튼을 클릭한다.

 

거기까지 하고 나면 무엇을 보관할 것인지에 관한 많은 옵션들을 찾을 수 있을 것이다. 

 

뿐만 아니라 다음 번에 자동으로 할 때까지 기다리지 않고 지금 바로 아카이빙을 시작할 수도 있다. 아웃룩 2007에서는 파일, 보관을 선택하고 2010에서는 파일 탭을 클릭하고 정보를 선택한다. 그 다음 정리 도구 버튼을 클릭하고 보관(Archive)을 선택하면 된다. 

 

프로그램에는 이메일을 정리하는 다른 도구들도 있다. 아웃룩 2007에서는 도구>사서함 정리를 선택하여 찾을 수 있다. 아웃룩 2010에서는 파일 탭을 클릭하고 정보를 선택한 후 정리 도구 버튼을 클릭하고 편지함 정리를 클릭한다.

 

데이터를 보관하고 정리하기 위한 모든 방법들을 완료한 뒤에도 Outlook.pst 파일은 여전히 같은 크기로 남아있을 것이다. 그러나 여기에는 상당히 많은 빈 공간들이 포함되어 있을 것이다. 다시 한번 압축하고 정리 작업에 유종의 미를 거두어라.

친구에게 스팸 메시지를 보내는 것처럼 보이는 경우

마치 사용자가 스팸 메시지를 보내는 것처럼 보일 수도 있다. 걱정할 필요는 없다. 최면에 걸린 상태에서 당신이 스팸을 보내고 있는 것은 아니다. 그리고 아웃룩이 한 짓도 아니다. 

 

아웃룩 프로그램과 이메일 계정 사이에는 프로그램을 통해 메일 계정에 접근한다는 사실 말고는 아무런 실질적 연결이 없음을 기억하라. 

 

십중 팔구, 이메일 계정이 스팸을 목적으로 누군가에게 하이재킹 당한 것이다. 그것을 되찾아 오려면 비밀 번호를 변경하라. 비밀 번호를 바꾸는데 성공했다면 그리고 문제가 정말 하이재킹 이었다면 이제 문제는 풀린 셈이다.

 

그러나 비밀번호를 바꿀 수 없는 경우 그 계정은 해킹 당했음이 확실하다. 이메일 제공자에게 접촉하여 어떻게 하면 그 계정을 회수할 수 있는지 알아보아라. 지메일, 핫메일, 야후 등은 각자 계정을 회수하기 위한 단계들을 간략하게 설명하고 있다. 

 

하지만 계정이 하이재킹 당하는 것이 유일한 경우는 아니다. 악성코드에 감염된 PC는 이메일 주소에 접근하여 스팸 메시지를 토해내는 봇넷의 일부가 될 수 있다. 

 

그것은 심지어 사용자의 컴퓨터일 수도 있다. 평소에 사용하던 안티바이러스 프로그램 이외에 하나의 혹은 하나 이상의 보안 유틸리티를 실행시켜 하드 드라이브를 검사하고 찾아 내야 한다. 

 

회사 PC에서 보낸 메일이 집에서는 보이지 않는 경우

컴퓨터 두 대에 아웃룩을 설치해놓고 두 대 모두에서 메일을 다운로드 하려고 시도하면 문제가 발생할 수 있다. 한 컴퓨터의 아웃룩에 다운로드 받은 메일은 다른 컴퓨터에서 다운로드 할 수 없을 것이다.

 

여러 가지 방법으로 해결할 수 있겠지만, 가장 간단한 방법은 아웃룩이 메일에 접근하는 방식을 변경하는 것이다. POP3 프로토콜(아웃룩 기본 설정)을 사용하는 경우 아웃룩은 메일 서비스 제공자의 서버에서 새 메일을 다운로드 하고 다운로드 받은 메일을 삭제할 것이다. 그 결과 그 메일은 더 이상 다운로드 할 수 없게 되는 것이다. 아웃룩에서 다운로드 받은 메일을 삭제하지 않도록 설정할 수 있지만 이 설정 또한 나름의 문제를 일으킨다.

 

좀 더 나은 방법은 보다 영리한 IMAP 프로토콜로 변경하는 것인데, 이 프로토콜은 서버의 메일과 아웃룩의 메일을 동기화한다. 이와 같은 방법으로 메시지들은 당신이 메일을 확인하는 모든 컴퓨터들(스마트폰을 포함하여)에서 동기화된 상태로 보관된다.

 

하지만 기존 계정의 프로토콜을 변경하는 방법은 없다. 새 계정을 생성해야 한다. 계정 설정 대화창에서 생성이 가능하다. 아웃룩 2007에서는 도구>계정 설정을 선택하면 된다. 아웃룩 2010에서는 파일 탭을 눌러 왼쪽 창의 정보 옵션을 클릭하고 계정 설정을 선택 후 계정 설정을 다시 한번 선택한다.

 

거기까지 하면 설정 창에서 이메일 탭을 선택하고 새로 만들기 버튼을 클릭한다. 마법사 창의 첫 번째 페이지에서 수동으로 서버 설정 구성 또는 다른 서버 유형 구성에 체크한다. 그 페이지에 있는 다른 필드들을 모두 채워 넣었다면 반드시 계정 유형 필드에서 IMAP을 선택하자. 메일 서비스 제공자에서 다른 설정들을 확인하자.

 

이 팁은 이 메일 서비스 제공자가 IMAP을 지원하는 경우에만 유효하다. 서비스 제공자의 지원 여부를 확인하라.

연락처에 원하는 상세 정보가 없을 때

연락처를 확인해 보아도 필요한 상세 정보들은 보이지 않을 것이다. 당연히, 모든 사람들의 이름과 전화번호는 나와 있겠지만 특별히 애쓰지 않으면 그들이 사는 도시까지 볼 수는 없다.

 

아웃룩이 자동으로 보여주는 연락처 필드를 변경하는 방법을 소개한다. 아웃룩 2007과 2010은 방법이 완전히 다르다.

 

아웃룩 2007

왼쪽 창의 연락처, 현재 보기(Current View)에서 원하는 보기 방식을 선택하라. 완전히 마음에 드는 보기 방식이 없다면, 원하는 방식과 가장 유사한 것을 찾아서 선택하라.

 

보기를 선택하면 보기 목록의 가장 아래로 스크롤을 내려 현재 보기 사용자 지정을 클릭하라. 뜨는 대화창에서 필드(Fields) 버튼을 클릭하고 출력하기를 원하는 필드를 선택한 뒤 순서를 설정하라. 대화창의 다른 버튼들도 유용함을 알 수 있을 것이다.

 

아웃룩 2010

리본 메뉴의 보기를 클릭하고 보기 변경(리본 메뉴의 제일 왼쪽 아이콘)을 클릭하라. 원하는 보기와 가장 비슷한 보기를 선택하라.

 

원하는 보기와 완전히 동일하게 만들기 위해서 보기 설정 (보기 변경 바로 오른쪽 아이콘)을 클릭하라. 고급 보기 설정 대화창이 생기면 행(Column) 버튼을 클릭하라(버튼이 비활성화 되어 있다면 대화창을 닫고 보기 변경으로 돌아가 다른 보기를 선택하라). 그 다음에 행 보기(Show Column) 대화창에서 출력하길 원하는 필드와 그 순서를 설정할 수 있다.

 

마지막 주의 사항

앞에서 나열한 다섯 가지 악몽들뿐 아니라 본인이 어떤 아웃룩 소프트웨어를 사용하고 있는가에 관하여 혼란을 느낄 수도 있다. 한 예로 작업과 약속을 아웃룩에서 관리할 수 있다고 들었지만 프로그램에서 그와 같은 관리 기능들을 찾을 수 없을 수도 있다. 

 

이로 인해 스스로가 바보같이 느껴질 수도 있겠지만 이 문제에 대한 대답은 간단하다. 아마도 아웃룩을 다른 마이크로소프트 프로그램인 아웃룩 익스프레스(Outlook Express)와 혼동하고 있을 것이다. 이 기사에서 다루고 있는 아웃룩은 마이크로소프트 오피스(Microsoft Office)에 포함된 제품으로 연락처, 이메일, 일정 등을 관리한다. 한편 아웃룩 익스프래스는 윈도우 XP(Windows XP)에서 마지막으로 사용되었던 것으로 이메일만 관리한다.

[출처: IT World]