파워포인트의 6가지 악몽과 해결책

많은 청중들 앞에서 발표를 하고 있는데 파워포인트 때문에 갑자기 벌거벗은 느낌을 받는 악몽과도 같은 일을 직접 경험해보지는 않았더라도 이야기는 들어봤을 것이다. 운이 따라준다면 현실에서 절대 일어나지 않을 수도 있다. (그렇다면 아주 재미있는 일터에서 일하고 있는 것이다.) 그러나 동료나 상사들이 잔뜩 모여있는 가운데 파워포인트 프리젠테이션에 문제가 생겨도 똑같다. 말 그대로 끔직한 악몽이 닥친 것이다.

 

이에 6가지 파워포인트 악몽에 대처하는 해결책을 소개한다. 처음 2가지는 파워포인트를 디자인할 때 일어날 수 있는 문제들이다. 그리고 나머지 4가지는 청중들 앞에 서기 전까지는 알 수 없을지도 모르는 재앙들을 피하는데 중점을 뒀다. 파워포인트 2007이나 2010 모두에 사용할 수 있는 팁들이다.

 

1. 이미지 주변으로 텍스트를 배치할 수가 없다

파워포인트는 왜 그림과 글자를 워드처럼 처리할까? 이유는 모르겠지만, 그렇지 않다. 따라서 문단 중앙에 이미지를 넣고 싶을 때, 파워포인트의 한계를 살펴볼 필요가 있다. 2가지 해결 방법이 있다.

 

파워포인트에서 이미지 주변을 문자가 둘러싸도록 하려면 키보드를 이용해 자간이나 탭을 수동으로 삽입할 필요가 있다. 

 

보통 문장 중앙에 이미지를 넣기 원한다면, 수동으로 여백을 만들어야 한다. 텍스트 상자와 그림을 같은 슬라이드에 배치한다. 그리고 텍스트 상자의 중앙으로 그림을 옮긴 다음 원하는 크기로 조정을 한다. 그림을 오른쪽 클릭한 후, '뒤로 보내기'을 선택한다. 이제 그림과 겹쳐지는 텍스트의 첫 열부터 여백이나 탭을 삽입하기 시작한다. 그림 위에 텍스트가 보이지 않을 때까지 말이다.

 

아마도 지금쯤이면 무슨 문제인지 해결책이 뭔지 알 것으로 생각한다. 여백 처리를 모두 끝낸 후 혹시나 뭔가를 바꾼다면 지금까지 했던 일이 수포로 돌아간다. 손이 많이 가는 작업을 다시 해야 한다.

 

또 이미지를 텍스트로 둘러 싸는 대신 워드아트(WordArt)를 사용할 수 있다.  텍스트 상자를 선택한 후, 리본에서 '그리기 도구/서식' 탭을 클릭한다. 그리고 텍스트 효과를 클릭한다. 이를 볼 수 없다면, 살짝 강조되어 있는 푸른색 문자 'A'를 찾아본다. 드롭다운 메뉴가 나타나면 변환을 클릭한 후 가장 적당한 모양을 선택한다. 드래그를 해서 원을 옮기고, 사이즈를 조정하고, 모양을 다시 바꾼다.

2. 글꼴이 맘에 안 든다

 

파워포인트 ‘글꼴 바꾸기’ 기능은 프리젠테이션을 할 동안 잘못된 글꼴을 변경할 수 있도록 해준다. 

 

오랜 프리젠테이션 동안 사용하게 되는 글꼴을 자신이나 동료들이 맘에 들어 하지 않는 경우가 있지 않을까? 다른 글꼴로 바꾸고 싶지 않을까?

 

홈 탭의 편집 그룹에서 바꾸기 메뉴를 드롭다운 하고, 글꼴 바꾸기를 선택한다. 이어 적절한 글꼴을 고른 후 바꾸기를 클릭한다.

 

3. 파워포인트에서 프리젠테이션이 열리지 않는다

플래시 드라이브에 프리젠테이션 파일을 담아 가져온 후 프로젝터에 연결된 호스트 컴퓨터에 꽂고 파일을 더블 클릭했는데 심각한 오류 메시지가 뜰 수 있다.

 

호스트 컴퓨터에 파워포인트가 설치되어있는지 확인을 했을 것이다. 하지만 버전을 점검 못했을 수 있다. 파워포인트 2007 파일 포맷과의 호환성 문제일 수 있다.

호환성 문제를 없애려면 구 버전의 포맷으로 저장이 되도록 파워포인트를 설정해둬야 한다. 

 

즉 이런 호환성 문제를 피하는 가장 쉬운 방법은 구 버전의 파일 포맷을 사용하는 것이다. 파일이 상당히 커질 수 있지만, 다른 문제에 애를 먹을 확률이 낮아진다.

 

파워포인트 옵션 대화 상자에서 구 버전 포맷으로 저장이 되도록 설정을 할 수 있다. 2010 버전에서는 리본의 파일 탭에서 왼쪽의 옵션을 클릭한다. 그리고 대화상자가 나타나면 저장을 클릭한다. 다음 형식으로 파일 저장 옵션에서 ‘PowerPoint 프리젠테이션 97-2003’을 선택한다.

 

컴퓨터 사용자는 마이크로소프트 오피스 2007 호환성 팩(Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint 2007 file formats)이나 파워포인트 뷰어 2007(PowerPoint Viewer 2007)을 설치해 문제를 고칠 수 있다. 둘 모두 무료로 제공된다. 하지만 사용자가 결정할 문제다.

4. 청중들이 텍스트를 읽지 못한다.

 

데이브 파라디의 색상 대비 계산기(Color Contrast Calculator)는 그리 대단해 보이지는 않지만,
텍스트와 배경의 색상 배치가 잘못됐는지를 파악하는데 도움을 준다. 

 

사무실에서는 멀쩡해 보이던 슬라이드가 대형 화면에 투사됐을 때는 청중들이 읽기 어려운 것으로 판명되는 경우가 있다.

 

프리젠테이션 동안 사용하는 프로젝트의 색상과 컴퓨터 모니터의 색상이 정확히 같다고 가정해서는 안 된다. 미묘하든 그렇지 않든, 음영과 밝기, 대비에 일반적으로 차이가 난다.

 

해결책은 글꼴과 배경 색상을 선택할 때 미묘한 색상 차이가 발생하지 않도록 하는 것이다. 색상 대비를 생각해야 한다.

♦ 검은색과 흰색

♦ 붉은색과 청록색

♦ 녹색과 자홍색

♦ 푸른색과 노란색

이 4개의 대립 색상 중 푸른색 배경에 노란색 텍스트를 사용하는 것이 눈에 가장 좋다. 또 어두운 배경 색상에 흰색 문자열을 사용해도 가독성이 좋다.

 

파워포인트의 색 대화 상자는 데이브 파라디(Dave Paradi)의 색상 대비 계산기를 사용하기 위해 필요한 숫자들을 제공해준다. 

 

한 번 실험을 해보고 싶지만 가독성이 어떨지 확신을 못한다면 색상 대비 계산기를 사용한다. 이 웹페이지의 디자인은 문자가 너무 많아 친화적이지 않다. 하지만 두 색상이 어떤 가독성을 제시할지 말해준다.

 

계산기를 이용하려면 각 색상에 해당하는 세 자리의 수를 입력해야 한다. 배경 색상에 해당하는 숫자를 얻으려면 슬라이드의 공백에서 오른쪽 클릭을 해 배경 서식을 선택한다. 이렇게 하면 대화 상자의 채우기 항목이 나타난다. 색 메뉴를 드롭다운해 다른 색을 선택한다. 색상이 나와있는 그림 아래에 붉은색, 녹색, 푸른색의 값을 볼 수 있을 것이다. (그렇지 못하다면, 색 모델을 RGB로 바꿔준다.)

 

텍스트 색상의 경우, 일부 텍스트를 선택한 후 리본의 홈 탭을 클릭한다. 글꼴 항목에서 색상 아이콘(두껍고 붉은색으로 강조되어 있는 '가')의 드롭다운 화살표를 클릭한다. 그리고 다른 색을 선택하면 동일한 대화 상자를 볼 수 있을 것이다.

5. 내가 선택한 글꼴이 아니다

 

프리젠테이션 동안 곤란한 상황을 피하려면 파워포인트에 설치된 글꼴을 확인해야 한다. 

 

지저분한 글꼴을 예쁜 글꼴로 교체했을 것이다(위의 문제 2 참조). 그리고 맞는 색상을 골랐을 것이다(문제 4 참조). 하지만 프리젠테이션을 시작했는데 화면상의 글꼴이 자신이 고른 글꼴이 아닐 수도 있다.

 

자신의 노트북으로 프리젠테이션을 하지 않을 계획이라면 사용할 컴퓨터에서 글꼴이 바뀌는 문제를 피하기 위해 글꼴을 설치해놔야 한다. 파워포인트 옵션 대화 상자에서 글꼴을 심을 수 있다. 대화상자가 나타나면 저장을 클릭하고, 파일의 글꼴 포함을 클릭해 표시한다.

 

6. 내 PC에서만 오디오가 재생된다.

다른 PC에서 파워포인트 파일을 열 때 문제를 일으키는 것은 글꼴만이 아니다. 프리젠테이션에 음악이나 다른 사운드 파일을 추가했고 자신의 컴퓨터에서는 재생에 아무런 문제가 없는데 다른 컴퓨터로 옮기기만 하면 아무런 소리가 나지 않는 경우가 있다.

 

이 경우 가장 먼저 물어야 할 질문이 있다. 프리젠테이션을 하는 PC에 발표장에 충분히 울려 퍼질만한 사운드를 내주는 스피커가 달려 있는가 하는 것이다. 프리젠테이션 동안 사운드를 이용할 계획이라면 이 질문에 대한 답을 먼저 확인해야 한다.

 

크기가 큰 오디오 파일의 경우 파워포인트 2007에서 임베드가 아닌 링크를 할 수 있다. 

 

그런데 베토벤 5번 교향곡 ‘운명’을 청중에게 들려주도록 설정해뒀는데, 막상 프리젠테이션을 시작하면 아무런 소리가 나지 않는 경우도 있다. 따라서 항상 자신의 노트북으로 일이라곤 프리젠테이션만 하는 사람이 아니라면, 이런 문제들을 피할 수 있는 방법으로 슬라이드쇼를 설정할 필요가 있다. 

 

파워포인트 프리젠테이션에 사운드를 추가하는 데는 2가지 방법이 있다. 오디오에 링크를 걸어 특정 오디오 파일을 파워포인트에서 재생할 수 있도록 하거나, 파일 자체에 오디오 정보를 심을 수 있다.

 

앞서 글꼴에 대해 설명했을 때를 참작해 파워포인트 파일에 오디오를 포함시키는 것이 낫다고 생각할는지 모르겠다. 하지만 이 경우는 아니다. 파워포인트가 포함된 오디오를 재생 못할 수도 있기 때문이다. 예를 들어 파워포인트 2010에 MP3 파일을 심으면 파워포인트 2007에서는 재생을 할 수 없다.

 

따라서 이런 모든 문제들을 없애기 위해 오디오 파일을 링크해 두는 게 더 나은 방법이다. 슬라이드쇼에 사운드를 삽입하기 앞서 프리젠테이션을 위해 별개의 폴더를 만들어야 한다. 그리고 그곳에 파워포인트 파일과 사용할 오디오 파일을 함께 넣어둔다. (오디오 라이브러리에서 음악을 재생하려면 파일을 이동시키지 말고 복사를 해둬야 한다. 그렇지 않다면 추후 음악을 감상할 때 문제가 발생할 수 있다.)

 

파워포인트 2010에서는 오디오 파일을 링크 방식으로 하도록 설정한다. 

 

파워포인트가 아닌 링크를 이용해 오디오를 삽입하는 방법은 다음과 같다.

 

파워포인트 2007에서는 파워포인트 옵션 버튼을 클릭한다. 그리고 고급을 클릭한다. 스크롤 다운을 해 저장 항목으로 이동한다. 다음 크기 이상의 소리 파일은 외부 연결' 옵션의 값이 사용하려고 하는 가장 적은 오디오 파일 크기보다 적은지 확인한다.

 

파워포인트 2010에서는 이런 설정을 할 수 없다. 오디오 삽입 대화상자에서 파일을 선택한다. 절대 더블 클릭을 하지 않도록 한다. 그런 후 우측 하단 구석의 삽입 버튼 옆의 드롭다운 메뉴를 눌러서 파일에 연결을 선택한다.

 

프리젠테이션을 할 폴더를 이용한다. 파일이 아니다.

 

이렇게 하면 아무런 문제없이 프리젠테이션을 마치고 집으로 돌아가 편한 잠을 잘 수 있다. 물론 모든 청중이 프리젠테이션에 집중을 하도록 만드는 건 당신의 몫이다.

[출처: IT World]